Cómo implementar satisfactoriamente un ERP académico – parte I

La gestión del cambio juega un rol fundamental. La investigación previa para construir un modelo exitoso de ERP también es crucial.

Cualquier empresa e institución necesita automatizar sus procesos para asegurar la continuidad y efectividad de los servicios que ofrecen. Enmarcándonos en el sector educativo, los retos no son menores. Para ellos es primordial sistematizar la oferta académica en todos sus niveles.  

En ese contexto, debe entenderse que la implementación de un sistema ERP no es un cambio tecnológico: se trata de un proyecto estratégico que comprende herramientas tecnológicas con un alto involucramiento de los líderes, que garanticen que sea viable en toda su extensión. 

La gestión del cambio como pilar

Desde mi experiencia, la acertada intervención de la gestión del cambio en la implementación de sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) permite resultados óptimos en la adopción del sistema, ya que promueve que todos los niveles de la organización estén dispuestos al cambio -sin afectar su estructura funcional-, para obtener los beneficios esperados de la implementación. Se trata de buscar un equilibrio entre cambiar el sistema para ajustarse a sus procesos o cambiar sus procesos para adaptarlos al sistema. E ahí la clave. 

Comprar un sistema ERP es una decisión relativamente fácil. Lo complejo surge al momento de la implementación, ya que proyecto se sale de presupuesto, recursos y tiempo. Las organizaciones que tuvieron una implementación efectiva deben el éxito a su filosofía de entender los procesos y simplificarlos para después automatizarlos. El error de aquellas que no obtuvieron buenos resultados fue por empezar a implementar con la automatización, sin antes comprender estos procesos y simplificarlos. 

La mayoría de las organizaciones encuentran dudas sobre cuál será el sistema que se adecúe a sus funciones y la mejor manera de introducir el ERP en su institución. Por ello, resulta importante realizar una investigación para construir un modelo de desarrollo que pueda implementar exitosamente un sistema ERP.

Mis claves para construir el modelo

Primero, hay que definir claramente el alcance, para que todas las partes involucradas tengan establecido este punto antes de iniciar el proyecto y durante la ejecución. Ello, además, evitará adicionar funcionalidades que obedezcan a intereses particulares. Asimismo, el alcance debe contener únicamente requerimientos funcionales y técnicos que requiera la organización. 

En la asignación de los recursos humanos, yo recomiendo considerar a las personas que conocen mejor cada proceso y que tengan habilidades de trabajo en equipo y alta orientación al logro. Es necesario asignar la implementación del proyecto a un proveedor que tenga buena capacidad y experiencia en la ejecución de este tipo de obras. Algunas instituciones caen en el error de asignar al proveedor que conlleve un menor costo económico, olvidándose del riesgo de una mala puesta en marcha y de demoras en su ejecución, lo cual se traducirá en mayores costos.

El éxito de un sistema ERP también depende también de la selección del proveedor del sistema y de los módulos a implementar en la organización. Estos módulos, a pesar de ser desarrollados en base a los mejores estándares en la industria, pueden presentar diferencias frente a los requerimientos de la organización. Esto origina un quiebre que obliga a decidir entre la personalización del sistema, la reingeniería de los procesos del negocio o una combinación de las anteriores. Como consecuencia tenemos a). Una limitación de la relación funcional existente entre las diversas unidades de negocio y b). Un requerimiento el desarrollo de nuevas habilidades y competencias en la organización.

Finalmente, la implementación exitosa de un sistema ERP requiere de una cultura organizacional con un alto grado de participación y concientización de los miembros del equipo. El fortalecimiento de sus actitudes, tanto gerenciales como por parte de los trabajadores, permite la apropiación de la herramienta y que las personas sean menos propensas a resistirse a la introducción de dicha tecnología. Una actitud positiva hacia el cambio es una condición previa para el éxito.